Phần 2 - Sử dụng các module trong Odoo

Odoo/ERP là một hệ thống có tính tương tác chặt chẽ, các module được cài đặt hoạt động liên quan mật thiết giống như các hoạt động liên quan trong các bộ phận/ phòng ban chức năng. Tuy là thực hiện công việc một cách độc lập, nhưng lại gắn kết với nhau bởi quy trình hay luồng công việc.

Để làm quen và hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa các module trong Odoo, chúng ta sẽ cùng thử nghiệm quy trình mua/bán hàng hóa trong Odoo. Giống với một quy trình diễn ra trên thực tế, một công việc mua – bán các như sơ đồ dưới đây:

1. Gửi yêu cầu mua hàng tới Nhà cung cấp (đơn đặt hàng) -> Nhận hàng từ Nhà cung cấp -> Nhập hàng về kho -> Nhận hóa đơn -> Thanh toán tiền hàng

      2.  Nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng (đơn hàng) -> Xuất hàng hóa -> Giao hàng -> Xuất hóa đơn -> Nhận tiền từ khách hàng.

Trước tiên chúng ta phải thực hiện cấu hình các công việc sau cho hệ thống
1. Cấu hình gửi nhận mail : dùng để gửi mail đến khách hàng và nhà cung cấp để chào hàng và đặt hàng
   - yêu cầu : có 1 địa chỉ mail của Gmail
   - bật chế độ POP và IMAP
   - bật chế độ cho phép kém an toàn

Cấu hình SMTP

- Click nút : Test connection -> successfull là OK

Cấu hình cho POP

- Click Test Confirm để kiểm tra -> Ok

2. Mua hàng
 - Tạo sản phẩm
 - Tạo khách hàng và nhà cung cấp
 - Tạo các kho chưa hàng
 - Tạo đơn hàng
 - Xác nhận đơn hàng
 - Mua hàng
 - Nhận hàng
 - Nhập kho
 - Thanh toán
 - Xuất hóa đơn

3. Bán hàng
 - Báo giá
 - Tạo đơn hàng
 - Xác nhận đơn hàng
 - Làm hợp đồng
 - Giao hàng
 - Xuất hóa đơn
 - Thanh toán
 - Hoàn tất

4.Nhân sự
Tạo phòng ban
Tạo hồ sơ nhân viên
Tuyển dụng
Đào tạo

Các giai đoạn triển khai ERP trong doanh nghiệp

Quy trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp là điều quyết định sự thành bại của dự án. Tùy theo từng nhà tư vấn ERP và tình hình của từng doanh nghiệp mà các bước thực hiện có thể mang những đặc trưng riêng và cách thức thực hiện tương đối khác nhau…

Giai đoạn chính trong việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp:

Giai đoạn 1: Ý tưởng

Đây là yếu tố quan trọng để nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý. Nếu không có ý tưởng, các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả đạt được sẽ rất thấp hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp.

Không quá khó để tìm ra những ý tưởng, đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên mà nhà quản trị có thể đưa ra các ý tưởng, như quan sát cách nhân viên lập báo cáo hàng tháng, việc mua thêm trang thiết bị nào đó,…. Những vấn đề đơn giản thường đem lại rất nhiều ý tưởng mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng thường khó khăn và phức tạp hơn.

Giai đoạn 2: Xây dựng chiến lược, xác định mục tiêu, hoàn thiện ý tưởng.

Cần phải hoàn thiện ý tưởng, có môi trường, có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những điều có ích trong thực tế. Lên kế hoạch chiến lược, xác định phương hướng và mục tiêu là công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có thể phát triển.

Lập kế hoạch chiến lược làm nền tảng cho những bước tiếp theo trong suốt quá trình. Các chiến lược cần phải được chọn lựa dựa trên những phân tích đầy đủ, các thông tin chính xác về các nguồn lực của doanh nghiệp: nhân viên, tình trạng ứng dụng tin học, quy trình sản xuất kinh doanh,….

Giai đoạn 3: Thực hiện ý tưởng: Tìm hiểu, đánh giá và lựa chọn giải pháp

Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn chỉ được lưu trữ trên một hệ thống các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô tả dự án trên máy tính. Để tiến hành triển khai thì doanh nghiệp cần phải quyết đoán để đưa ý tưởng ban đầu thành thực tế.

Các việc quan trọng cần thực hiển ở giai đoạn thực hiện ý tưởng:

• Tìm nhà tư vấn giải pháp.
• Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự tìm hiểu.
• Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm.
• Thương lượng với các nhà cung cấp hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
• Lựa chọn phần mềm nào thích hợp nhất.

Giai đoạn 4: Triển khai, chạy thử nghiệm

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm. Giai đoạn này là khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, kết quả của giai đoạn này quyết định rất lớn đến sự thành bại của ý tưởng. Nếu triển khai, thử nghiệm hệ thống ERP software không đi nghiêm túc, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả.

Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển khai và thử nghiệm là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng hệ thống ERP. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải tạm dừng và chấp nhận thiệt hại về thời gian, chi phí đã bỏ ra.

Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế

Nếu những thử nghiệm ban đầu và tiến hành triển khai thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào chạy thực tế và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn thể hiện những kết quả trong quá trình hoạt động, từ đó tìm cách khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại.

Giai đoạn 6: Phát triển, tái đầu tư, nâng cấp

Theo thời gian, các nghiệp vụ chức năng và các yêu cầu quản lý sẽ thay đổi. Điều quan trong là doanh nghiệp cần phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định kịp thời. Hệ thống phần mềm hoạt động trong thời gian dài càn được cải tiến, nâng cấp những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Doanh nghiệp không nên tự mãn với những thành công ít nhiều ở các giai đoạn trước mà cần có thêm kế hoạch để tái đầu tư và phát triển hệ thống quản lý đang vận hành.

Nguồn : Internet

Learn how to use Odoo in your business

  Odoo

Các bước thiết lập ban đầu với Odoo - phần 1

Sau khi cài đặt xong bảng Odoo 10, có giao diện như sau :

1. Hiển thị tiếng Việt

vào menu Setting -> Traslations -> Load a Traslation, chọn Language và bấm Load.

- hộp thoại :

- Sau khi load xong, nhấn F5, sau đó vào :

- 

- Sau khi nhấp SAVE, nhấn F5, tiếng Việt được hiển thị

2. Đổi mật khẩu

- Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới

3. Nhập tên và các thông tin cho công ty

- Nhập thông tin

4. Cài đặt các Module (Phân hệ) để tiến hành sử dụng

     Odoo/OpenERP là một hệ thống có tính tương tác chặt chẽ, các module được cài đặt hoạt động liên quan mật thiết giống như các bộ phận/ phòng ban thậm chí là cá nhân người lao động trong một công ty. Tuy là thực hiện công việc một cách độc lập, nhưng lại gắn kết với nhau bởi quy trình hay luồng công việc.

     Bạn cần tìm hiểu kỹ về ERP, về Odoo, về nhu cầu và khả năng thực sự của tổ chức, về quy trình-kế hoạch-chi phí triển khai trước khi ứng dụng cho Odoo vào quản lý.

     Vì Odoo có rất nhiều module cho các mục đích ứng dụng khác nhau, nên trong phạm vị môn học này, các em chỉ cài các Module sau để chúng ta sử dụng và hiểu cách hoạt động của ERP

   - Website Builder : dùng để thiết kế giao diện trang web cho công ty

   - ECommerce : trưng bày sản phẩm và bán hàng online

   - Sales : Quản lý bán hàng, xuất - nhập - tồn, chào giá, đơn hàng, nhập hàng.

   - Products and Pricelists : Quản lý sản phẩm

   - Marketing Campaigns : Quản lý tiếp thị

   - Employee Directory : Quản lý nhân sự

   - CRM : Quản lý chăm sóc khách hàng

   - Accounting and Finance : Quản lý tài chính, kế toán

Cách cài đặt Module :

 - Chọn Application (Ứng dụng) -> Application -> gõ tên Module vào ô "tìm kiếm"

- Click chọn để cài đặt

Chúc các em thành công, thầy hướng dẫn thêm tại lớp

Odoo/OpenERP là mã nguồn mở, các định dạng mẫu của ERP rất dễ dàng để thiết kế. Bạn không cần bất cứ sự phát triển nào để tạo ra các trang mới, biểu ngữ, chủ đề hoặc khối giao diện. ERP sử dụng một cấu trúc HTML, CSS Bootstrap chuẩn xác.

Tùy chỉnh tất cả các trang theo thời gian thực với trình biên tập mẫu tích hợp. Phân bố công việc của bạn dễ dàng như là một phân hệ.

Để tùy chỉnh Code giao diện website ERP

Do Website được tạo ra trên ERP là sử dụng cấu trúc HTML, CSS Bootstrap nên các bạn muốn tùy chỉnh css website erp thì cần phải biết một chút kiến thức về html, css.
Để học HTML và Bootstrap chuẩn các bạn nên học html trên trang w3c, để học bootstrap và lấy nguồn cũng như ví dụ hướng dẫn chuẩn chi tiết các bạn vào trang getbootstrap.com

Chỉnh sửa các khối giao diện của website trên từng trang, các bạn đăng nhập và ra ngoài website , các bạn vào phần >> tùy chỉnh>>trình soạn thảo HTML 

Phân biệt “Khởi nghiệp”, “startup”, “lập nghiệp”, “kinh doanh nhỏ”

Phân biệt “Khởi nghiệp”, “startup”, “lập nghiệp”, “kinh doanh nhỏ”

Chi phí trong việc triển khai ERP

Theo nghiên cứu của nhóm Meta Consulting Group, chỉ khoảng 20% số công ty triển khai các giải pháp ERP hiểu được Tổng chi phí trong triển khai của họ. Phần còn lại 80% không hiểu và nhìn nhận đầy đủ các chi phí hỗ trợ đi kèm và chi phí hệ thống hạ tầng. Do đó, những công ty này thường lựa chọn phần mềm rẻ tiền hơn và nghĩ rằng đó là tiết kiệm hơn phần mềm đắt tiền. Trong thực tế, hệ thống thông tin được xem là rẻ tiền tính cả chi phí phần mềm và phần cứng có thể đắt hơn nếu xem xét Tổng chi phí triển khai bởi vì do chi phí bảo trì và các chi phí liên quan đến sửa đổi sản phẩm. Thường thì rất khó dự tính hết được Tổng chi phí, người mua hệ thống thông tin cần phải xem xét cẩn trọng khi ra quyết định lựa chọn hệ thống thông tin nào.

1. Chí phí bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí ban đầu phải trả để được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường dựa trên số phân hệ, và số người dùng đồng thời của phần mềm. Chi phí bản quyền ở Việt Nam cho một gói bản quyền thường khoảng từ 300 đến 50.000USD.

Theo quy luật chung, các ứng dụng đóng gói thường rẻ hơn so với phần mềm phải phát triển sửa đổi vì chi phí phát triển phần mềm đóng gói được chia sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng khác.

2. Chí phí triển khai

Đây là chi phí triển khai ERP, nó bao gồm cả chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ và thời gian tham gia của nhân viên trong công ty bỏ ra để tham gia vào triển khai hệ thống ERP. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.

Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo. Tuy nhiên, các ứng dụng phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.

Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.

3. Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng

Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền băng thông rộng, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu của công ty đưa ra. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 3000 đến 6000USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 200 đến 300USD cho một thành phần mạng.

4. Chí phí tư vấn

Có một số dự án thất bại do không lường trước được hết các yếu tố rủi ro như yêu cầu người sử dụng không được làm rõ, không hiểu hết về thời gian và chi phí cần thiết để triển khai, lựa chọn sai các phân hệ, cấu hình hệ thống sai,… Các yếu tố này có thể phòng ngừa trước bởi nhà tư vấn. Nhà tư vấn giúp doanh nghiệp phân tích hệ thống hiện tại, tiếp cận các giải pháp đúng đắn và/hoặc nhìn trước được quá trình triển khai của các nhà cung cấp.

Một nhà tư vấn thường cần thiết hơn khi mua các sản phẩm quốc tế và chi phí khoảng từ 30% đến 70% chi phí bản quyền.

5. Chi phí bảo trì hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm chi việc sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.

6. Chi phí quản lý nội bộ

Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con người trong doanh nghiệp để duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP. Trung bình, một người IT trong công ty hỗ trợ được 50 người sử dụng, nhưng hệ thống phức tạp thì thì cần nhiều người hỗ trợ hơn cho cùng một số người sử dụng.

Một nhân tố khác liên quan đến chi phí nội bộ là thời gian người sử dụng phải bỏ ra để tham gia vào hệ thống trong quá trình triển khai và giải quyết các vấn đề phát sinh. Ví dụ, nếu công ty sử dụng một phần mềm phát triển và nhân viên của phòng kế toán phải dành thời gian cho việc sửa lỗi, chi phí cho thời gian đó được tính vào Tổng chi phí triển khai.

7. Các nhân tố ảnh hưởng chính đến Tổng chi phí

Sự tồn tại lỗi của phần mềm làm tăng đáng kể Tổng chi phí vì thời gian và công sức để giải quyết lỗi. Nói chung, các ứng dụng đóng gói với số lượng lớn khách hàng sử dụng sẽ ít lỗi hơn các ứng dụng phát triển mới.

Độ phức tạp của phần mềm tăng, Tổng chi phí cũng tăng vì sự phức tạp của ứng dụng sẽ cần nhiều thời gian hỗ trợ của phòng tin học khi phần mềm hoạt động. Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường chiếm khoảng 40% Tổng chi phí triển khai ERP.

Việc dễ dàng thay đổi phần mềm dựa trên cấu hình hệ thống sẽ giảm Tổng chi phí so với can thiệp vào mã nguồn. Vì can thiệp vào mã nguồn khó hơn và dẫn đến nhiều lỗi hay nhiều vấn đề không lường trước được.

Việc dễ dàng nâng cấp lên phiên bản mới hơn cũng làm giảm chi phí. Mặt khác, các phần mềm phát triển mới khó nâng cấp hơn hoặc phải thay thế bằng một phần mềm khác thay vì việc nâng cấp. Do vậy, Tổng chi phí sẽ cao hơn nếu cần nâng cấp phần mềm nhiều lần vì phải triển khai phần mềm mới.

Thêm vào đó, lựa chọn ứng dụng không phù hợp với quy trình nghiệp vụ của công ty cũng có thể dẫn đến việc tăng chi phí do phải thay thế phần mềm khác, hoặc chi phí liên quan đến việc thay đổi quy trình nghiệp vụ của công ty để phù hợp với phần mềm. Một số ứng dụng phù hợp với ngành này nhưng lại không phù hợp với ngành khác do vậy cần xem xét kỹ lưỡng trong quá trình đánh giá.

Nguồn : Internet