Tổng quan về ERP

ERP là gì ?

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản lý toàn diện quy trình hoạt động, cho phép sử dụng một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng vào việc tự kiểm soát trạng thái và hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch khai thác hợp lý nguồn tài nguyên liên quan đến tài chính, nhân lực và công nghệ đồng thời tự động hóa nhiều hoạt động chức năng nhờ vào những quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống.

ERP mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

Xét trên góc độ bản quyền mã nguồn, hiện tại có 2 loại phần mềm ERP:

• ERP có bản quyền, với những cái tên nổi bật thường được nhắc đến là SAP, Oracle, Microsoft dành cho phân khúc khách hàng doanh nghiệp lớn; hoặc Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro… dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• ERP phát triển trên nền tảng mở nguồn mở (open source), tiêu biểu như: Odoo (Open ERP), OpenBravo, xTuple, ERP5, JFire, Opentaps…

Tương ứng với mỗi loại hình ERP sẽ có những điểm mạnh và lợi ích khác nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc thù tổ chức và khả năng tài chính mà quyết định áp dụng loại hình ERP phù hợp.

Đặc điểm của ERP

Khác biệt giữa ERP và các phần mềm đơn lẻ

Khác biệt cơ bản và quan trọng nhất của việc áp dụng ERP so với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng…) đó chính là tính tích hợp. Doanh nghiệp chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất trong đó các phân hệ (module) của nó thực hiện những chức năng tương ứng với yêu cầu của từng bộ phận, phòng ban.

Song song đó, ERP giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

5 đặc điểm của một hệ thống ERP

• ERP là hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
• ERP là hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nhân viên nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng người là yếu tố quyết định.
• ERP là hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System). Nghĩa là toàn bộ hệ thống phải hoạt động theo các quy định, nguyên tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
• ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định (Defined Responsibilities) rõ ràng từ trước: ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao, giới hạn phân quyền.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

Các phân hệ của ERP

Phần mềm ERP không giới hạn số lượng phân hệ, doanh nghiệp có thể mở rộng và bổ sung tùy ý dựa vào nhu cầu thực tế của tổ chức và năng lực triển khai của đội ngũ kỹ thuật.

Tuy nhiên, dù là phần mềm bản quyền hay phát triển trên nền mã nguồn mở, một hệ thống ERP cơ bản thường được phát triển với 6 phân hệ chính tương tác qua lại lẫn nhau gồm:

1. Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)
2. Quản lý nguồn nhân lực (HRM – Human Resource Management)
3. Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management)
4. Quản lý tài chính (FAM – Financials Management)
5. Quản lý tài sản, trang thiết bị (EAM – Enterprise Asset Management)
6. Quản lý & hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP – Manufacturing Resource Planning)

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc thù và yêu cầu riêng mà doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hoặc mở rộng thêm nhiều phân hệ (module) khác như: Quản trị chung, Quản lý bán hàng (SM), Quản lý mua hàng (PM), Quản lý hàng hóa (GDM), Quản lý vận chuyển, Quản lý kho bãi,…

Lợi ích ERP mang đến cho doanh nghiệp

ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, gồm cả nhà quản lý tức là doanh nghiệp và người sử dụng trực tiếp tức là các nhân viên trong tổ chức.

Xét trên góc độ đầu tư, một hệ thống ERP xây dựng hợp lý và vận hành tốt sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để, hiệu quả các vấn đề quan trọng sau:

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật là không thắc mắc, không nghi ngờ bởi tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực. Theo đó, ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận đầy đủ thông tin quản trị chính xác để có thể đưa ra các quyết định quan trọng một cách đúng đắn trên cơ sở đáng tin cậy, hạn chế tối đa những thiệt hại và bất cập do thông tin sai lệch hoặc không đồng nhất.

Tạo ra quy trình làm việc bài bản và thống nhất hơn

Các phân hệ của ERP yêu cầu doanh nghiệp phải xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để công việc luôn được phân công cụ thể và triển khai hợp lý nhằm giảm thiểu những rắc rối hay trục trặc không đáng có phát sinh trong quá trình tác nghiệp hàng ngày của nhân viên gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung toàn doanh nghiệp.

Chuẩn hóa hoạt động quản lý nhân sự

ERP hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân sự giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự, chấm công và tính lương nhằm thúc đẩy việc sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót trong công tác tính lương bổng và các khoản phúc lợi.

Nhờ vào ERP, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm bao nhiêu một cách chi tiết. Đặc biệt, ở các doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhân viên làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau, thì ERP vẫn đảm đương được yêu cầu theo dõi giờ giấc và hỗ trợ công tác hướng dẫn thực hiện các nghĩa vụ, quyền lợi.

Tích hợp và quản lý thống nhất thông tin khách hàng

Sở hữu hệ thống ERP nghĩa là doanh nghiệp sẽ có được một cơ sở dữ liệu lớn và thông tin thống nhất về khách hàng. Vì dữ liệu lưu cùng một nơi nên mọi mọi người có thể truy cập, xem và sử dụng thông tin khách hàng một cách dễ dàng, thậm chí với một thao tác điều chỉnh vào hồ sơ khách hàng thì thông tin này sẽ được làm mới xuyên suốt toàn hệ thống để các bộ phận khác nhau đều có thể cập nhật.

Cải thiện dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng

ERP hỗ trợ tích cực cho hoạt động bán hàng, mọi đơn hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ giai đoạn tiếp nhận yêu cầu cho đến khi giao hàng và xuất hóa đơn. Vì thế, nó giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, đẩy mạnh sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Song song đó, ERP cải thiện sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và sản xuất dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và doanh thu tăng lên. Cải tiến quan hệ khách hàng, trong việc đưa ra thời gian giao hàng hợp lý cho khách hàng, dẫn đến sự hài lòng khách hàng tăng lên và các đơn hàng khác từ khách hàng quay lại.

Kiểm soát tài chính kế toán chính xác hơn

Một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ đắc lực cho các quy trình kế toán, giúp giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Đồng thời, bởi ERP đã tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản duy nhất nên các kiểm toán nội bộ và cán bộ quản lý cấp cao luôn dễ dàng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm về hiệu năng của doanh nghiệp. Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp tạo các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP và cả tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam.

Quản lý dự án và phân công nhân sự hiệu quả hơn

ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Tăng hiệu suất sản xuất và cung cấp hàng hóa – dịch vụ

ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của ERP giúp các đơn vị sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất, không còn tình trạng tính toán sai, lỗi “thắt cổ chai”, hay hoạt động dưới công suất của máy móc và nhân công. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất tốt có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết.

Tối ưu hoạt động kiểm soát tồn kho

Phân hệ quản lý cung ứng của ERP cho phép nhân viên theo dõi hàng tồn kho chính xác về số lượng, địa điểm lẫn tình trạng chi tiết của từng loại, giúp xác định được mức tồn kho tối ưu. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể chủ động trong kế hoạch mua hàng, giảm nhu cầu vốn lưu động, giảm số người làm việc đồng thời tăng nhanh tốc độ làm việc. Những tác động này thực sự giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí từ 25% – 30%.

Xã hội hóa hệ thống thông tin liên lạc nội bộ

ERP sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người thực hiện, rồi cập nhật trạng thái đến những người có liên quan hoặc cùng bộ phận. Mọi câu hỏi, yêu cầu hay vấn đề phát sinh đều được phản hồi, báo cáo và xử lý tức thời và nhanh chóng hơn. Điều này cho thấy, ERP là nền tảng tốt nhất để xây dựng môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Và việc xã hội hóa thông tin liên lạc sẽ là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả làm việc cho từng thành viên cũng như cả tập thể doanh nghiệp.

Trên đây là một số lợi ích nổi bật và tác động tích cực nhất thường được đề cập đến. Dưới mỗi góc độ khai thác hoặc nhu cầu cụ thể, người sử dụng sẽ còn tìm thấy những giá trị thiết thực khác nữa mà ERP mang lại.

Nguồn : Internet