Quy trình hóa một cách rõ ràng các giai
đoạn triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp là điều quyết định sự
thành bại của dự án. Tùy theo từng nhà tư vấn ERP và tình hình của từng
doanh nghiệp mà các bước thực hiện có thể mang những đặc trưng riêng và
cách thức thực hiện tương đối khác nhau…
Giai đoạn chính trong việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp:
Giai đoạn 1: Ý tưởng
Đây là yếu tố quan trọng để nhà quản trị
có thể đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý. Nếu không có ý tưởng,
các bước đi tiếp theo vẫn có thể thực hiện được, nhưng kết quả đạt được
sẽ rất thấp hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp.
Không quá khó để tìm ra những ý tưởng,
đôi khi chỉ cần quan sát việc sử dụng máy tính của nhân viên mà nhà quản
trị có thể đưa ra các ý tưởng, như quan sát cách nhân viên lập báo cáo
hàng tháng, việc mua thêm trang thiết bị nào đó,…. Những vấn đề đơn giản
thường đem lại rất nhiều ý tưởng mặc dù quá trình hoàn thiện ý tưởng
thường khó khăn và phức tạp hơn.
Giai đoạn 2: Xây dựng chiến lược, xác định mục tiêu, hoàn thiện ý tưởng.
Cần phải hoàn thiện ý tưởng, có môi
trường, có những điều kiện để cho ý tưởng bùng cháy và trở thành những
điều có ích trong thực tế. Lên kế hoạch chiến lược, xác định phương
hướng và mục tiêu là công việc cần thiết để làm cho ý tưởng có thể phát
triển.
Lập kế hoạch chiến lược làm nền tảng cho
những bước tiếp theo trong suốt quá trình. Các chiến lược cần phải được
chọn lựa dựa trên những phân tích đầy đủ, các thông tin chính xác về
các nguồn lực của doanh nghiệp: nhân viên, tình trạng ứng dụng tin học,
quy trình sản xuất kinh doanh,….
Giai đoạn 3: Thực hiện ý tưởng: Tìm hiểu, đánh giá và lựa chọn giải pháp
Ý tưởng sau khi đã được hoàn thiện, vẫn
chỉ được lưu trữ trên một hệ thống các sơ đồ thiết kế, bảng kế hoạch, mô
tả dự án trên máy tính. Để tiến hành triển khai thì doanh nghiệp cần
phải quyết đoán để đưa ý tưởng ban đầu thành thực tế.
Các việc quan trọng cần thực hiển ở giai đoạn thực hiện ý tưởng:
- Tìm nhà tư vấn giải pháp.
- Tiếp cận các phần mềm mà nhà tư vấn giới thiệu hoặc tự tìm hiểu.
- Đánh giá, so sánh và lựa chọn phần mềm.
- Thương lượng với các nhà cung cấp hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
- Lựa chọn phần mềm nào thích hợp nhất.
Giai đoạn 4: Triển khai, chạy thử nghiệm
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm,
doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm. Giai
đoạn này là khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, kết quả của
giai đoạn này quyết định rất lớn đến sự thành bại của ý tưởng. Nếu triển
khai, thử nghiệm hệ thống ERP software không đi nghiêm túc, không đi
đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết
quả.
Một điều đặc biệt chú ý: giai đoạn triển
khai và thử nghiệm là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công
hay thất bại của quá trình ứng dụng hệ thống ERP. Trong thực tế, nhiều
doanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành
phải tạm dừng và chấp nhận thiệt hại về thời gian, chi phí đã bỏ ra.
Giai đoạn 5: Vận hành và ứng dụng thực tế
Nếu những thử nghiệm ban đầu và tiến
hành triển khai thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào
chạy thực tế và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn thể
hiện những kết quả trong quá trình hoạt động, từ đó tìm cách khắc phục
để nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu
hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống
quản lý đang mang lại.
Giai đoạn 6: Phát triển, tái đầu tư, nâng cấp
Theo thời gian, các nghiệp vụ chức năng
và các yêu cầu quản lý sẽ thay đổi. Điều quan trong là doanh nghiệp cần
phải nhìn thấy được và đưa ra những quyết định kịp thời. Hệ thống phần
mềm hoạt động trong thời gian dài càn được cải tiến, nâng cấp những chức
năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Doanh nghiệp không nên tự
mãn với những thành công ít nhiều ở các giai đoạn trước mà cần có thêm
kế hoạch để tái đầu tư và phát triển hệ thống quản lý đang vận hành.
Nguồn : Internet
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét